Planning-registratie tool opzetten in eigen beheer is een haalbare kaart

Terug naar referenties

De opdracht

Enkele jaren geleden kreeg Akwadraat Consultancy van Gemeente Doetinchem (ca. 25.000 aansluitingen) opdracht een opbouwend kritisch oordeel te vellen over de organisatiestructuur van Team Afval, de eigen reinigings- en inzameldienst. Één van de aanbevelingen betrof de planning en registratie rondom de inzameling: een betere, efficiëntere aansturing van de werkprocessen. Daartoe is, in eigen beheer, met behulp van een software engineer, een op maat planning-registratie tool ontwikkeld, waarbij telkens nieuwe mogelijkheden en koppelingen naar andere systemen zijn ingebouwd.

Eerste advies: splitsing functies

Om een adequate aansturing van de werkzaamheden te realiseren, is een splitsing in functies aangebracht. Voor de uitvoering is een uitvoerder aangetrokken die zich concentreert op de aansturing van het personeel dat de taken uitvoert. De planner kreeg als opdracht om de planning van de uit te voeren taken en de registratie van de uitgevoerde taken te organiseren.

Tweede advies: integratie systemen

Team Afval registreerde veel informatie, maar in verschillende, niet gekoppelde bestanden. De planning was gebaseerd op pragmatische, organisch gegroeide kennis en inzichten. Er was behoefte aan een integraal planning-registratiepakket. Eerst is met de belangrijkste aanbieders van ERP software een marktconsultatie uitgevoerd. Naast een inhoudelijke scan kregen wij ook zicht op de daarmee gepaard gaande kosten. Zowel opdrachtgever als wij vonden de kosten-baten verhouding niet in balans. Via Midwaste, waarvan Doetinchem partner is, is door Spits een software engineer ingezet die, in nauwe afstemming met de planner, een krachtig maar eenvoudig, klantspecifiek planning-registratiesysteem in eigen beheer heeft opgezet. In deze planning-registratie tool zijn o.a. opgenomen: beschikbaarheid medewerkers, beschikbaarheid materieel, eenduidige toewijzing medewerker(s) aan materieel, urenregistratie, (digitale) afvalkalender, rolemmer registratie per huishouden, contractbeheer, Logistiek Zonder Papier (digitale begeleidingsbrieven), en diverse koppelingen met andere (voertuig)registratiesystemen. Uitbreiding is mogelijk, de beheerskosten blijven laag.

Voor- en nadelen

In bijgaande tabel is een overzicht gegeven van voor- en nadelen van ontwikkelen in eigen beheer.

Voordelen Nadelen
planner is nauw betrokken bij opzet en uitwerking enige onzekerheid over eindresultaat
geen overbodige ballast (mogelijkheden in ERP-pakketten waarvan toch geen gebruik wordt gemaakt) één-op- één relatie tussen planner en software-ontwikkelaar
standaard basissoftware beschikbaarheid van de software ontwikkelaar
lage ontwikkelkosten ontwikkeltijd
geen dure softwarelicenties
lage onderhoudskosten (goede afspraken maken met elkaar doet wonderen)

Het uiteindelijke resultaat

Door eenduidige toewijzing van medewerker(s) aan materieel zijn er in de planning geen ongewenste doublures of juist gaten meer. De registratie is gestroomlijnd en verloopt nu veel efficiënter. Door goede registratie is in voorkomende gevallen bijsturing van medewerkers goed onderbouwd. Routeoptimalisaties zijn gerichter door te voeren. In de afgelopen jaren dat de planning-registratie tool volop in gebruik en ontwikkeling is, is nog geen 40% van de eerder geschatte en begrote minimale aanschafkosten voor een ERP systeem uitgegeven aan ontwikkeling, begeleiding en aan soft- en hardware.

“Hoewel de planning-registratie tool nog compleet opgebouwd moest worden, was het risico zeer beperkt, en de mogelijkheid om het systeem naar eigen wensen in te richten des te groter. We hebben hiermee flexibel maatwerk op basis van standaard software tegen zeer schappelijke kosten.” (Gerard den Bode, Team Afval)

“ICT biedt kansen de bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Standaard systemen vergen vaak een rigoureuze omzetting met lang niet altijd een optimaal resultaat. In eigen beheer opzetten van een planning-registratie tool biedt de mogelijkheid met veel meer betrokkenheid, in overzichtelijke stappen en met fine-tuning te komen tot de beste match.” (Arno van Leeuwen, Spits/Midwaste)

“Het is plezierig dat een opdrachtgever waar je al langer opdrachten voor uitvoert, het vertrouwen geeft om met een dergelijke, toch wat eigenzinnige aanpak, toe te werken naar het gewenste resultaat.” (Lourens Aalders, Akwadraat Consultancy)

© 2021 Akwadraat Consultancy - Kwadraat adviesgroep
Back to top